Accedir a taules MySQL desde Microsoft Access

Desde Microsoft Access podem accedir a un servidor MySQL, i conseqüentment a totes les seves taules, per així poder consultar i modificar les dades emmagatzemades a MySQL mitjantçant consultes, formularis i informes dins l'entorn d'Access.

Per fer això, seguierm els següents passos:

1. Crear o disposar d'una base de dades en un servidor MySQL
2. Instal·lar el driver ODBC de MySQL per a windows
3. Crear un nou orígen de dades ODBC MySQL
4. Vincular taules de MySQL a Microsoft Access

 1. Crear o disposar d'una base de dades en un servidor MySQL

Per començar necessitarem disposar d'una base de dades creada en un servidor MySQL. Si no disposem del servidor MySQL el podem instal·lar en local, o bé, en el cas de disposar d'un domini propi contractat, fer servir els servidors del proveïdor d'internet.

1.1. Instal·lar un servidor MySQL en local

Si el Servidor MySQL el voleu instal·lar en local podem descarregar-lo de la mateixa pàgina web de MySQL: http://dev.mysql.com/downloads/. Si necessitem un sistema per a crear aplicacions web que integri un servidor Apache2, PHP i MySQL database, gestionable mitjantçant PhpMyAdmin, podem fer servir el framework WampServer http://www.wampserver.com/en/. Abans podíem fer servir el framework XAMPP (Apache + MariaDB + PHP + Perl ), però desde que Oracle va comprar MySQL, aquest entron funciona amb un servidor de base de dades nou anomenat MariaDB https://mariadb.org/, que és idèntic a MySQL, però que no ens serviria per a l'exemple que estem explicant. El podem descarregar desde https://www.apachefriends.org.

1.2. Fer servir el servidor MySQL del proveïdor d'internet on tinguem contractat el nostre domini

En el cas que les nostres bases de dades estiguin en el servidor MySQL del proveïdor d'internet on allotgem el contigut del nostre domini, hi podrem acceedir mitjançant phpMyAdmin. PhpMyAdmin permet accedir a les nostres bases de dades, per a gestionar-les, mitjantçant qualsevol navegador d'Internet. Generalment les dades de connexió ens les facilitarà el proveïdor i sinó els hi demanem.

2. Instal·lar el driver ODBC de MySQL per a windows

Abans d'instal·lar el driver ODBC de MySQL haurem de decidir el següent:

a) Escollir entre el driver ODBC MySQL de 32 i 64 bits 

Aquesta decisió dependrà de si disposem de Microsoft Access de 32 o 64 bits. Òbviament si disposem de Microsoft Access de 32 bits i Windows de 64 bits, malgrat pugem instal·lar el driver ODBC MySQL de 64 bits, no ens funcionarà amb Microsoft Access de 32 bits.

b) Escollir la versió adequada del driver

Dic això perquè, en el meu cas, primer vaig escollir la versió 5.3.4 que era la més recent el dia que vaig efectuar la descàrrega. Un cop instal·lada i creat un nou orígen de dades ODBC MySQL que em connectava a la meva base de dades MySQL instal·lada en un servidor local ( localhost ) va funcionar perfectament, però alhora de crear un orígen de dades ODBC MySQL per connectar amb la base de dades que tenia creada al servidor MySQL del proveïdor d'internet on tinc allotjat el contingut del meu domini, em va donar el següent error:

Després de trencar-m'hi el cap una bona estona vaig deduir que potser l'error es produia perquè el servidor MySQL del meu proveïdor d'internet no acceptava la versió més recent del driver.

Vaig decidir descarregar la versió 3.51.30 i vaig tornar a provar de crear de nou l'orígen de dades. Aquesta vegada vaig poder connectar perfectament. Continuarem sobre aquest tema més endavant , quan expliquem la creació de l'orígen de dades ODBC MySQL per connectar amb la nostra base de dades.

2.1 Descarregar el driver ODBC MySQL

Podem descarregar el driver desde la pàgina web de MySQL http://dev.mysql.com/downloads/ on buscarem l'opció MySQL Connectors i dins d'aquesta Connector/ODBC

2.2. Instal·lar el driver ODBC MySQL

Un cop haguem decidit la versió que descarregarem i si ha de ser de 32 o 64 bits, tenint present el que acabem d'explicar, el millor és descarregar el fitxer instal·lable automàticament ja que podrem completar la instal·lació mitjantçant un assistent.

En el meu cas vaig escollir la versió 3.51.30 de 32 bits ja que, per una banda el meu Microsoft Access és de 32 bits, malgrat el meu windows és de 64 bits, i per l'altre, és la versió que finalment em va funcionar alhora de crear l'orígen de dades ODBC MySQL per connectar al servidor MySQL del meu proveïdor d'internet, ja que com explicava abans la versió més recent en aquell moment, la 5.3.4, em donava error i no em podia connectar.

Un cop executem el fitxer s'inicia l'assistent per instalar MySQL Connector/ODBC 3.51.30.

Escollirem l'opció "Typical" i premerem "Next":

L'assistent ens mostrarà la següent pantalla i premerem "Install":

 Un cop instal·lat l'assistent ens indicarà que el procés ha finalitzat.

Que tinguem el driver instal·lat no vol dir que ja puguem accedir a les taules de la base de dades MySQL ja que necessitem crear encara un nou orígen de dades ODBC MySQl que és el que realment connectarà amb la base de dades concreta amb la que volem treballar.

Hem de tenir en compte que amb Microsoft Windows 7 de 64 bits, si anemt a Inicio > Panel de control > Sistema y seguridad > Herramientas administrativas > Orígenes de datos ODBC > Controladores no veurem el controlador que acabem d'instal·lar ja que només mostra els contolador de 64 bits. Això no vol dir que el dirver de 32 bits que acabem d'instal·lar no hi sigui, sinó que no el mostra.

Això ens influirà alhora de crear l'orígen de dades ja que, accedint a l'administrador d'orígen de dades ODBC mitjançant el panell de control, com ja hem dit, només ens mostrarà els controladors ODBC de 64 bits. Veurem a continuació com crear un nou orígen de dades ODBC MySQL seleccionant el controlador de 32 bits que instal·lat.

3. Crear un nou orígen de dades ODBC MySQL

Ara és quan realment crearem l'orígen de dades per connectar amb la Base de dades MySQL. Aquest orígen de dades és el que realment ens permetrà vincular les taules amb Microsoft Access.

En aquest pas hem de tenir present que nosaltres hem instal·lat el driver ODBC MySQL de 32 bits, i que per tant quan intentem seleccionar el controlador per crear l'orígen de dades, no ens apareixerà en l'Administrador d'orígen de dades ODBC.

Per crear, modificar o eliminar un orígen de dades seleccionant un controlador de 32 bits com el que hem instal·lat haurem de fer el següent:

1. Buscar en el nostre sistema operatiu el fitxer odbcad32.exe i premerem amb el botó dret del ratolí sobre "Ejecutar como adminstrador"

Un cop fet això se'ns obrirà la pantalla "Administrador de orígenes de datos ODBC"

Si anem a la pestanya de "controladores", ara si, veurem el driver de 32 bits instal·lat

2. Agregar un nou orígen de dades ODBC: premem sobre la pestanya "DSN de usuario" o "DSN de sistema", depenent de si volem que la connexió només la vegi l'usuari o bé qualsevol usuari del sistema. En el nostre cas triarem "DSN de usuario" i premerem "Agregar". DNS vol dir Data Source Name, és a dir nom d'orígen de dades.

En la següent pantalla baixarem per la llista fins a arribar al nostre controlador, en aquest cas, MySQL ODBC 3.51 Driver i premerem "Finalizar"

Seguidament ens apareixerà la pantalla de MySQL Connector/ODBC per a la configuració dels paràmetres de connexió amb la base de dades.

 Per completar la connexiós amb èxit i que al prémer "Test" ens surti el missatge "Connection successful" necessitarem els paràmetres de connexió correcte. Llavors premerem "Ok" i ens guardarà l'orígen de dades ODBC MySQL amb el nom que li haguem indicat.

En el nostre cas el paràmetres ens els facilita el proveïdor a Internet ja que el nostre objectiu és el de connectar amb una base de dades creada al seu servidor MySQL.

Com es pot veure en l'anterior imatge els paràmetres necessàris són:

Data source name: nom identificatiu de l'orígen de dades ODBC. Aquest nom és el que farem servir quan vinculem les taules amb Microsoft Access. El decidim nosaltres

Description: breu descripció per saber identificar l'orígen de dades quan en tenim diversos. La decidim nosaltres.

TCP/IP server: introduirem la direcció IP, la URL o hostname del servidor MySQL. En el nostre cas aquesta dada ens la facilita el proveïdor d'Internet.

Port: indicarem el port establer al servidor MySQL Sever per a les connexions externes. En el nostre cas aquesta dada ens la facilita el proveïdor d'Internet, sinó fer servir el port per defecte 3306.

User: nom de l'usuari de MySQL Server per realitzar la connexió a la base de dades. En el nostre cas aquesta dada ens la facilita el proveïdor d'Internet.

Password: contrasenya de l'usuari de MySQL Server per realitzar la connexió a la base de dades.

Database: un cop introduides les dades anteriors, si l'usuari indicat té permisos suficients, en el desplegable de "Database" podrem seleccionar la base de dades a la que ens conectarem.

Cal tenir present que, tal i com ja he comentat al començament, la primera vegada que vaig fer el test em va donar el següent error:

Després de diverses proves em vaig adonar que el servidor MySQL del meu proveïdor d'Internet no responia amb la versió 5.3 de l'ODBC MySQL que havia instal·lat i vaig haver d'instal·lar la versió 3.51.30. Després tot va funcionar perfectament.

4. Vincular les taules de la base de dades MySQL a Microsoft Access

Arribats al punt en el que hem fet el test de connexió amb èxit, i haguem guardat l'orígen de dades creat, estem en disposició de vincular les taules de la base de dades del servidor MySQL mitjantçant Microsoft Access.

Hem de tenir present que si el nostre Microsoft Access és de 32 bits, l'orígen de dades ha d'haver estat creat amb el driver ODBC MySQL de 32 bits, ja que sinó quan utilitzem aquest orígen de dades Microsoft Access no podrà vincular les taules i ens donarà un error.

Començarem creant una base de dades en blanc i després anirem a Datos externos > Importar > Más > Bases de datos de ODBC

Després escollirem l'opció Vincular al orígen de datos creando una tabla vinculada i premerem "Aceptar".

A continuació ens apareixerà la següent pantalla. Anirem a la pestanya Orígen de datos de equipo i seleccionarem l'orígen de dades MySQL ODBC que acabem de crear i que ens connecta amb la nostra base de dades de MySQL Server.

A continuació Microsoft Access connectarà amb el servidor de MySQL Server i obtindrà les taules de l'orígen de dades seleccionat. D'aquesta manera podrem seleccionar les taules que vulguem vincular amb Microsoft Access.

Un cop seleccionades les taules de MySQL Server a vincular premerem "Aceptar" i ja podrem fer-les servir com si de taules de Microsoft Access es tractés