Crea les teves pròpies funcions amb Excel

Les funcions ens serveixen per composar fórmules, algunes de complexes, però a diferència de les primeres que s’han d’escriure cada vegada, les funcions pròpies es poden fer servir des de qualsevol fulla del llibre ja que un cop creades s’emmagatzemen conjuntament amb les funcions predefinides d’Excel, concretament en la categoria de “Funciones definidas por el usuario”.

Utilitzar funcions facilita molt la feina perquè ens estalvia d’haver de recordar cada vegada la fórmula, només haurem de proporcionar els paràmetres i ens oferirà el resultat sense haver de pensar en els càlculs que ha fet.

Més endavant, en l’apartat d’aplicacions i usos en les empreses, posarem exemples de funcions creades per nosaltres, per al càlcul de la base d’un preu amb IVA inclòs, de comissions o de marges sobre el preu de venda , però ara ens centrarem en els passos a seguir per a la seva creació.

A continuació crearem una funció que ens calcula el preu net de venda resultant d’aplicar un descompte al preu original de venda, al qual anomenarem PREUAMBDTE. Per crear una funció haurem de seguir els següents passos:

1. Obrir l'editor de Visual Basic

Ves a la fitxa Programador > Código > Visual Basic (1). També podem utilitzar la combinació de tecles Alt + F11.

És molt probable que aquesta fitxa no t’aparegui ja que Excel no la té activada per defecte. Per mostrar-la has de fer:

Botó d’Office > Opciones de Excel > Mas Frequentes (2) > Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones  (3)

  

2. Introduir les instruccions de la funció personalitzada

Introdueix les instruccions de la funció dins d’un mòdul. Per obrir un mòdul clica sobre Microsoft Ex9cel Objetos (4) i prem el botó dret del ratolí per desplegar el menú emergent des d’on accedim a Insertar > Módulo (5)

 A continuació fes doble clic sobre el nom del modulo creat (6) i introdueix el codi de la funció (7)

3. Guardar la fulla d’Excel en format habilitada per macros per poder utilitzar la funció

Per poder utilitzar la funció has de guardar la fulla d’Excel en format Libro de Excel Habilitado para macros (8)

  

4. Utilitzar la funció creada

Un cop fet això ja podràs utilitzar la funció creada com si es tractés d’una funció integrada, introduint-la com una fórmula en la cel•la fent servir el signe = més el nom de la funció, en el nostre cas PREUAMBDTE, i facilitant els paràmetres, en el nostre cas el preu inicial i el percentatge de descompte.

Si introduïm el nom de la funció manualment, al tractar-se d’una funció personalitzada, Excel no ens informa del paràmetres requerits. Si volem que ens informi dels paràmetres podem fer-ho des de la fitxa Fórmulas > Insertar Función > Definidas por el usuario > PREUAMBDTE.

Aplicacions i usos en les empreses

• IVA: Si fem servir sovint una fórmula per extreure la base d'un preu amb IVA, podríem crear una funció personalitzada per no haver de recordar els càlculs a fer cada vegada. Seguiríem els passos descrits anteriorment per a la seva creació i utilitzariem el següent codi:

Function PREUBASEIVA(PVP, IVA)
PREUBASEIVA = PVP / (1 + (IVA / 100))
End Function

• COMISSIONS: sovint necessitem calcular les comissions a pagar als nostres representants, i repetim la fórumla moltes vegades. Si definim una funció personalitzada només haurem de proporcionar els paràmetres i ens oferirà el resultat sense haver de pensar en els càlculs. Cada empresa té la seva manera de calcular les comissions: sobre les vendes pures, o condicionades per diversos conceptes com el marge, objectius, nombre de clients i d'altres. Podríem crear el següent codi per al càlcul de comissions sobre la xifra de vendes:

Function COMISSIOIMP(import, comissio)
COMISSIOIMP = import * (1 - (comissio / 100))
End Function

• KILOGRAU: una funció que es fa servir sovint en el sector de vins i caves és el càlcul del preu del raïm a pagar en funció del grau que fa. Si per exemple es fixa un preu de 0,27 € / kilograu, voldrà dir que es pagarà aquest preu sobre el raïm que faci 10 graus. Per sota d'aquest grau es pagarà menys i per sobre més. La funció que utilitzen és la segúent:

Function PREUKILOGRAU(preu, grau)
PREUKILOGRAU = (preu * grau) / 10
End Function