El Model Entitat - Relació en programes de Comptabilitat

El programes informàtics de comptabilitat moderns emmagatzemen la informació en bases de dades que ajuden a organitzar-la de manera lògica i sistemàtica, i en faciliten l’accés i recuperació.

Conèixer com s’estructura i emmagatzema aquesta informació, i representar-ho utilitzant el model entitat -relació o model relacional, ens ajudarà a entendre millor el seu funcionament i a emprendre canvis de programa amb seguretat.

Les Bases de Dades i els Sistemes Gestors de Bases de Dades

Primer de tot cal diferenciar entre els conceptes base de dades o motor de base de dades i Sistema de Gestió de Bases de Dades ( SGBD ). La base de dades emmagatzema físicament la informació, mentre que Sistema de Gestió de Bases de Dades és l’encarregat de registrar , relacionar, transformar i mostrar les dades per convertir-les en informació útil.

Un Sistema Gestor de Bases de Dades molt conegut és Microsoft Access, que sempre s’ha confós amb una base de dades , però que en realitat és un SGBD. Pot semblar que dins d’Access s’emmagatzemen les dades, però en realitat només les gestiona, permetent enregistrar-les, relacionar-les , mostrar-les i transformar-les a través de taules d’Access ( que només són una imatge de les dades ), consultes, formularis, informes, macros i mòduls. El motor de base de dades on es connecta Access i on estan en realitat emmagatzemades les dades es diu Microsoft JET Database Engine, tot i que per a la majoria d’usuaris d’Access és un gran desconegut.

Els programes de comptabilitat també s’encarreguen de registrar, relacionar i mostrar les dades comptables emmagatzemades en una base de dades i per tant, en certa manera, es converteixen en Sistemes de Gestió de Bases de Dades, tot i que no és la seva principal funció.

La informació és la matèria primera del comptable, la qual ha de ser precisa, complerta, exacte i fiable per servir de suport a la presa de decisions. Conèixer bé la seva estructura permet identificar qualsevol incidència que n’afecti la seva integritat.

Diagrama del model entitat - relació ( E/R ) en programes de comptabilitat: Les taules, magatzems d’informació comptable relacionada

Les bases de dades que contenen informació comptable, acostumen a estructurar la informació en diferents taules d’una manera molt semblant, amb independència del programa de comptabilitat que s’utilitzi. Això es deu al fet que les exigències en els registres comptables i els comptes anuals responen a una llei, que és la mateixa per a tothom, així com en matèria d’impostos.

Com que tots els programadors aborden el mateix problema, i apliquen les normes d’estructuració de bases de dades, el resultat és molt semblant en quan a les entitats principals, enteses com els objectes que han de recollir informació y que representen comptes, assentaments, Ives etc.. En canvi el nombre i varietat de camps dins les entitats poden ser més diversos, mantenint però el contingut essencial de cadascuna.

Aplicacions i usos en les empreses

Algunes de les preguntes més freqüents relacionades amb les diferències que es produeixen entre el que la informació comptable hauria de dir i el que realment diu dins el programa de comptabilitat són:

Perquè no quadra el saldo d’un compte mostrat en el major amb el del balanç ?
Perquè desquadra el balanç ?
Perquè no quadra els saldos d’IVA dels comptes 472 o 477 amb els imports que apareixen en l’informe del resum d’IVA que genera el programa ?, i que utilitzem per elaborar el model 303 o 390 que presentem a hisenda.
Perquè no quadra el saldo d’un compte de client ( 430 ) o de proveïdor ( 400 ) amb la relació de factures pendents de cobrar o de pagar ?
Perquè no quadra el saldo del compte 4751. Hisenda Pública, creditora per retencions practicades amb els imports mostrats en l’informe de retencions que genera el programa ?, i que utilitzem per elaborar el model 111 que presentem a hisenda.
Perquè a l’intentar introduir un assentament el programa em mostra un error i es tanca sobtadament ?

La majoria de vegades el motiu d’aquestes diferències es deuen a problemes relacionats amb com s’ha enregistrat la informació des del programa de comptabilitat en la base de dades .

Per tant, conèixer com s’estructura i emmagatzema aquesta informació ( model entitat – relació o model elacional ) permet resoldre les qüestions anteriorment plantejades i facilita la solució.