Perquè serveixen les funcions en Excel ?

Una funció és un grup d'instruccions que segueixen un ordre o estructura, i que executen càlculs utilitzant valors o paràmetres que hem de proporcionar a la funció per obtenir un valor desitjat. Aquest grup d'instruccions són invisibles per l'usuari, que només ha d'escriure el nom de la funció i proporcionar els paràmetres, que mana cada funció, mitjançant referències a cel·les, números, text, valors lògics etc...

Les funcions són el nucli fonamental d'Excel, existeixen més de 350 funcions predefinides, l'objectiu de les quals és facilitar-nos la feina perquè donen resposta a problemes i qüestions plantejades en l'àmbit de diferents especialitats, i que els dissenyadors d'Excel han agrupat segons la seva funcionalitat en funcions de data i hora,  funcions financeres, funcions estadístiques, funcions matemàtiques i trigonomètriques, funcions de text etc...

Per exemple, les funcions de data ens permeten obtenir tot tipus de valors útils relacionats amb la data.

Figura 1. Algunes funcions de dates

Aplicacions i usos en les empreses

• La funció MES (2): Si hem de fer un resum de vendes per mesos, i tenim una taula amb les vendes per dies, abans hauríem d'extreure el mes de cadascuna de les dates. La funció MES ens permet extreure el mes, un nº entre l'1 i el 12, a partir d'una data.  =MES ( ref_a_cel·la_que_conté_la_data ). Un cop escrita la primera fórmula podríem arrossegar-la a totes les files, o convertir les dades en una taula i el propi Excel ho faria automàticament.

• La funció AÑO (3): Si hem de fer un resum de vendes per anys, i tenim una taula amb les vendes per dies, abans hauríem d'extreure l'any de cadascuna de les dates. La funció AÑO ens permet extreure l'any a partir d'una data.  =AÑO( ref_a_cel·la_que_conté_la_data ). Un cop escrita la primera fórmula podríem arrossegar-la a totes les files, o convertir les dades en una taula i el propi Excel ho faria automàticament.

• La funció DIASEM (4): si tenim una taula amb les vendes de l'any dia a dia i volguéssim saber les vendes que hem fet els dissabtes i diumenges, hauríem d'extreure de la data el dia de la setmana. Excel classifica els dies de la setmana de l'1 al 7, començant per diumenge, per tant, el diumenge és el dia 1 i el dissabte és el dia 7. Sabent això podem utilitzar la funció =DIASEM (ref_a_cel·la_que conté_la_data) i un cop obtingut el dia de la setmana sumar només les vendes dels valors 1 i 7. En l'exemple de la figura 1 la funció DIASEM dóna el valor 6 perquè el dia 18/10/2013 és un divendres.

• La funció DIA.LAB: generalment quan reps un requeriment et donen uns dies, a partir del dia en que l'hem rebut, per presentar al·legacions i que acostumen a ser en dies laborables. Si no volem comptar manualment la data límit en que tocaria presentar les al·legacions podem fer-ho utilitzant la funció DIA.LAB, que ens retorna un número que representa la data resultat de sumar o restar el número de dies laborables. Obviament no compten els dissables ni diumenges, i a més podem proporcionar a la funció un tercer paràmetre, festes locals i altres festius, que també s'exclouran. Per visualitzar el numero que en resulta en format data només hem de canviar el format de la cel·la de la següent manera: Prémer el botó dret del ratolí > Formato de celdas > Número > Fecha > Tipo

 Figura 2. La funció DIA.LAB